Relokacja biura firmy – jak zaplanować zmianę siedziby?
Relokacja biura krok po kroku. Sprawdź, jak zaplanować zmianę siedziby firmy, wybór powierzchni, negocjacje, fit-out, IT i przeprowadzkę bez zbędnego ryzyka.
Relokacja biura firmy – jak zaplanować zmianę siedziby i nie zakłócić działalności?
Zmiana siedziby firmy to znacznie więcej niż przeprowadzka mebli i komputerów. Relokacja biura jest projektem biznesowym, który obejmuje wybór nowej lokalizacji, analizę potrzeb organizacji, negocjowanie warunków najmu, przygotowanie powierzchni, organizację infrastruktury IT, komunikację z pracownikami oraz sprawne przeniesienie działalności do nowej siedziby.
Dobrze zaplanowana relokacja pozwala nie tylko ograniczyć ryzyko przestoju, ale również wykorzystać zmianę biura do poprawy efektywności powierzchni, optymalizacji kosztów i stworzenia środowiska pracy lepiej dopasowanego do aktualnych potrzeb firmy.
Problem pojawia się wtedy, gdy przedsiębiorstwo zaczyna planować przeprowadzkę dopiero wtedy, gdy kończy się obecna umowa najmu.
W przypadku większych projektów może być wtedy za późno na spokojne porównanie wszystkich możliwości.
Dlatego podstawowa zasada jest prosta:
Relokację biura należy traktować jako projekt strategiczny, a nie jednorazową przeprowadzkę.
W Greyson Commercial wspieramy firmy w procesie wynajmu powierzchni biurowych – od analizy potrzeb i rynku, przez wybór odpowiedniej powierzchni i negocjacje, aż po przygotowanie do rozpoczęcia pracy w nowej lokalizacji.
Czym właściwie jest relokacja biura?
Relokacja biura to proces przeniesienia działalności firmy z obecnej powierzchni do nowej lokalizacji.
Może oznaczać:
całkowitą zmianę siedziby,
przeniesienie jednego oddziału,
konsolidację kilku lokalizacji,
zwiększenie powierzchni,
zmniejszenie zajmowanej powierzchni,
zmianę standardu biura,
zmianę lokalizacji przy zachowaniu podobnego metrażu,
przejście z tradycyjnego biura do rozwiązania elastycznego,
przeprowadzkę do nowego budynku połączoną z indywidualnym fit-outem.
W każdym z tych przypadków zakres projektu może wyglądać inaczej.
Firma, która przenosi 20-osobowy zespół do gotowego biura, będzie miała zupełnie inne potrzeby niż organizacja zatrudniająca kilkaset osób, która przeprowadza się do powierzchni wymagającej kompleksowej aranżacji.
Dlatego nie istnieje jeden uniwersalny harmonogram relokacji.
Można jednak stworzyć model procesu, który pozwala uporządkować najważniejsze decyzje i ograniczyć ryzyko.
Dlaczego firmy decydują się na relokację biura?
Powodem przeprowadzki nie zawsze jest chęć znalezienia tańszego biura.
W praktyce decyzja może wynikać z wielu czynników.
Rozwój firmy
Obecna powierzchnia przestaje odpowiadać liczbie pracowników i planom zatrudnienia.
Firma potrzebuje większej liczby stanowisk, sal konferencyjnych, gabinetów lub przestrzeni wspólnych.
Zbyt duża powierzchnia
Sytuacja może być odwrotna.
Zmiana modelu pracy, ograniczenie zatrudnienia lub przejście na model hybrydowy może sprawić, że firma płaci za powierzchnię, która nie jest już w pełni wykorzystywana.
Koszty
Wzrost czynszu, opłat eksploatacyjnych lub innych kosztów może spowodować, że obecna lokalizacja przestaje być ekonomicznie uzasadniona.
Nie oznacza to automatycznie, że należy się przeprowadzić. Warto najpierw porównać koszt pozostania z kosztami i warunkami potencjalnej relokacji.
Zmiana modelu pracy
Biuro zaprojektowane kilka lat temu może być niedopasowane do obecnego sposobu funkcjonowania organizacji.
Innego układu potrzebuje firma pracująca niemal całkowicie stacjonarnie, a innego organizacja, w której pracownicy pojawiają się w biurze kilka dni w tygodniu.
Lokalizacja
Zmienić mogły się również potrzeby pracowników i klientów.
Firma może chcieć znaleźć lokalizację:
lepiej skomunikowaną,
bliższą głównym skupiskom pracowników,
bliższą klientów,
bardziej reprezentacyjną,
zapewniającą lepszy dostęp do parkingów,
umożliwiającą dalszy rozwój.
Standard budynku
Firma może potrzebować nowocześniejszej infrastruktury, lepszej jakości części wspólnych, większej efektywności energetycznej lub wyższego standardu technicznego.
Wizerunek
Siedziba firmy może być również elementem jej marki.
Dla części organizacji znaczenie ma adres, standard budynku, recepcja, sale spotkań czy możliwość organizowania spotkań z klientami w profesjonalnym otoczeniu.
Relokacja czy pozostanie w obecnym biurze?
To jedna z pierwszych decyzji, którą należy podjąć.
Nie każda firma, której kończy się umowa, powinna się przeprowadzać.
Jeżeli obecne biuro nadal dobrze odpowiada potrzebom organizacji, rozwiązaniem może być renegocjacja warunków najmu.
Z drugiej strony pozostanie w obecnej lokalizacji tylko dlatego, że „tak jest najłatwiej”, również nie zawsze jest właściwą decyzją.
Najlepiej porównać dwa scenariusze:
Scenariusz A – pozostanie
obecny metraż,
obecna lokalizacja,
koszt pozostania,
możliwe warunki renegocjacji,
możliwości ekspansji lub redukcji powierzchni,
koszty ewentualnej modernizacji.
Scenariusz B – relokacja
koszt nowej powierzchni,
koszt aranżacji,
warunki nowej umowy,
koszt przeprowadzki,
możliwości rozwoju,
standard budynku,
lokalizacja,
potencjalne oszczędności lub dodatkowe koszty.
Dopiero takie zestawienie pozwala ocenić, czy zmiana siedziby rzeczywiście ma sens.
Temat pozostania w obecnej lokalizacji i porównania go z poszukiwaniem nowej powierzchni opisujemy szerzej w artykule:
Renegocjacja umowy najmu czy poszukiwania nowej powierzchni?
Kiedy rozpocząć przygotowania do relokacji biura?
To jedno z najważniejszych pytań.
Nie należy utożsamiać początku relokacji z pierwszą wizytą w biurowcu.
Proces zaczyna się wcześniej.
W przypadku niewielkiej firmy korzystającej z gotowej powierzchni cały proces może być stosunkowo krótki.
W przypadku większej relokacji trzeba uwzględnić:
analizę potrzeb → analizę rynku → wybór powierzchni → negocjacje → umowę → projekt → fit-out → IT → wyposażenie → przeprowadzkę.
Dlatego im większa powierzchnia i bardziej skomplikowany projekt, tym wcześniej warto rozpocząć przygotowania.
Orientacyjny harmonogram
12–18 miesięcy przed planowaną relokacją
analiza potrzeb,
analiza obecnej umowy,
decyzja: pozostanie czy relokacja,
określenie budżetu,
określenie wymaganej powierzchni,
wstępna analiza rynku.
9–12 miesięcy przed planowaną relokacją
szczegółowy brief,
analiza dostępnych powierzchni,
przygotowanie shortlisty,
wizyty w wybranych budynkach.
6–9 miesięcy przed planowaną relokacją
porównanie ofert,
wybór preferowanej powierzchni,
rozpoczęcie negocjacji.
4–6 miesięcy przed planowaną relokacją
finalizacja warunków,
uzgodnienia dotyczące fit-outu,
przygotowanie dokumentacji.
3–4 miesiące przed planowaną relokacją
umowa,
projekt aranżacji,
realizacja prac,
przygotowanie infrastruktury.
1–3 miesiące przed planowaną relokacją
wyposażenie,
IT,
organizacja przeprowadzki,
komunikacja z pracownikami,
przeprowadzka.
Są to ramy planistyczne, a nie sztywne terminy. Każdy projekt wymaga indywidualnej oceny.
Więcej o odpowiednim momencie rozpoczęcia procesu znajdziesz w artykule:
Kiedy zacząć szukać nowego biura? Harmonogram procesu najmu powierzchni biurowej dla firmy
Etap 1: analiza obecnego biura
Zanim firma zacznie oglądać nowe powierzchnie, powinna dokładnie przeanalizować obecną sytuację.
Warto odpowiedzieć na pytania:
Ilu pracowników korzysta z biura?
Jak często pracownicy pojawiają się w siedzibie?
Ile stanowisk jest faktycznie wykorzystywanych?
Które pomieszczenia są najbardziej potrzebne?
Które powierzchnie są niewykorzystywane?
Jak często odbywają się spotkania z klientami?
Ile potrzebujemy sal konferencyjnych?
Czy potrzebne są gabinety?
Czy obecna lokalizacja odpowiada pracownikom?
Czy firma potrzebuje parkingów?
Czy standard techniczny budynku nadal jest wystarczający?
Czy obecna powierzchnia pozwala na rozwój?
Jakie są rzeczywiste koszty użytkowania?
To bardzo ważny etap.
Firma nie powinna przenosić do nowego biura wszystkich problemów starego biura.
Jeżeli obecna przestrzeń jest nieefektywnie zaprojektowana, warto zastanowić się, dlaczego.
Nowa powierzchnia powinna być projektowana na podstawie rzeczywistych potrzeb, a nie prostego założenia:
„Mamy 100 pracowników, więc potrzebujemy dokładnie takiej samej liczby stanowisk i podobnego metrażu jak wcześniej”.
Etap 2: określenie potrzeb nowego biura
Następnie należy przygotować szczegółowy brief.
Powinien obejmować co najmniej:
Powierzchnię
minimalny metraż,
preferowany metraż,
możliwość ekspansji,
możliwość redukcji powierzchni.
Układ
open space,
gabinety,
sale konferencyjne,
pokoje spotkań,
strefy pracy cichej,
kuchnia,
strefy socjalne,
recepcja,
magazyn,
serwerownia.
Lokalizację
miasto,
dzielnica,
preferowane obszary,
komunikacja publiczna,
parking,
dostępność dla klientów,
dostępność dla pracowników.
Standard
klasa budynku,
standard części wspólnych,
klimatyzacja,
światło dzienne,
dostęp do infrastruktury,
rozwiązania technologiczne.
Finanse
budżet czynszowy,
maksymalny koszt całkowity,
budżet aranżacyjny,
parking,
koszty dodatkowe.
Termin
koniec obecnej umowy,
preferowany termin przekazania,
termin rozpoczęcia pracy,
czas potrzebny na fit-out.
Dobrze przygotowany brief jest jednym z najważniejszych narzędzi całego procesu.
Etap 3: analiza rynku i wybór lokalizacji
Dopiero po określeniu potrzeb należy przejść do rynku.
Warto analizować nie tylko budynki, które są najbardziej widoczne w internecie.
Rynek powierzchni biurowych obejmuje m.in.:
powierzchnie dostępne publicznie,
powierzchnie oferowane bez szerokiej promocji,
podnajmy,
gotowe biura,
powierzchnie do aranżacji,
nowe projekty,
powierzchnie zwalniane przez obecnych najemców.
Właściwa analiza rynku powinna odpowiedzieć na pytanie:
które powierzchnie najlepiej odpowiadają potrzebom firmy, a nie tylko które powierzchnie są obecnie reklamowane?
Jak wybrać lokalizację dla relokowanego biura?
Lokalizacja powinna być oceniana z kilku perspektyw.
Pracownicy
Czy dojazd będzie wygodny dla większości zespołu?
Klienci
Czy lokalizacja ułatwia spotkania biznesowe?
Zarząd
Czy adres i standard odpowiadają pozycji firmy?
Koszty
Czy wyższy czynsz rekompensują inne korzyści?
Rekrutacja
Czy lokalizacja ułatwia pozyskiwanie pracowników?
Rozwój
Czy budynek umożliwia ekspansję?
Operacje
Czy dostępne są parkingi, infrastruktura techniczna i usługi potrzebne firmie?
W praktyce najdroższa lokalizacja nie musi być najlepszą lokalizacją.
Najlepsza jest ta, która zapewnia odpowiedni bilans kosztów, dostępności, standardu i potrzeb organizacji.
Etap 4: porównanie powierzchni
Jednym z najważniejszych momentów relokacji jest stworzenie shortlisty.
Nie warto porównywać 20 podobnych ofert.
Lepiej wybrać kilka powierzchni, które spełniają najważniejsze wymagania, i poddać je szczegółowej analizie.
Co powinno znaleźć się w porównaniu?
Koszty
czynsz,
opłaty eksploatacyjne,
media,
parking,
dodatkowe powierzchnie,
koszty aranżacji.
Warunki umowy
długość najmu,
indeksacja,
zabezpieczenie,
możliwość wcześniejszego rozwiązania,
ekspansja,
podnajem,
cesja.
Powierzchnia
metraż,
efektywność,
układ,
światło dzienne,
możliwość aranżacji.
Budynek
standard,
technologia,
części wspólne,
certyfikaty,
parking,
dostępność.
Harmonogram
dostępność powierzchni,
termin przekazania,
czas fit-outu,
termin możliwej przeprowadzki.
Nie należy podejmować decyzji wyłącznie na podstawie stawki czynszu.
Dwie powierzchnie o identycznym czynszu mogą mieć zupełnie inną wartość biznesową.
Etap 5: negocjacje warunków nowego biura
Po wyborze preferowanej powierzchni rozpoczyna się jeden z najważniejszych etapów relokacji.
Negocjacje nie powinny dotyczyć wyłącznie ceny.
Możliwe elementy negocjacji obejmują m.in.:
czynsz,
wakacje czynszowe,
budżet fit-out,
zakres prac właściciela,
okres najmu,
indeksację,
zabezpieczenie,
parking,
ekspansję,
wcześniejsze rozwiązanie umowy,
podnajem,
cesję,
termin przekazania powierzchni,
standard powierzchni.
Szczegółowo opisujemy te możliwości w artykule:
Negocjacje czynszu za biuro – 17 elementów, które możesz wynegocjować oprócz ceny
Warto również pamiętać, że negocjacje nowego biura powinny być prowadzone równolegle z analizą obecnej umowy.
Firma może bowiem potrzebować odpowiednio zsynchronizować:
termin opuszczenia starego biura + termin przekazania nowego biura + fit-out + przeprowadzkę.
Etap 6: umowa najmu
Po uzgodnieniu warunków komercyjnych należy przejść do dokumentacji.
Umowa najmu powinna być analizowana nie tylko pod kątem czynszu.
Znaczenie mogą mieć m.in.:
okres obowiązywania,
zasady wypowiedzenia,
indeksacja,
zabezpieczenia,
opłaty dodatkowe,
obowiązki stron,
fit-out,
zasady korzystania z powierzchni,
ekspansja,
podnajem,
cesja,
odpowiedzialność za naprawy,
obowiązki przy zakończeniu najmu.
Przy relokacji szczególne znaczenie ma również dokładne określenie terminu i standardu przekazania powierzchni.
Jeżeli harmonogram fit-outu zależy od przekazania lokalu przez właściciela, opóźnienie na tym etapie może przełożyć się na cały projekt.
Etap 7: fit-out i przygotowanie nowej powierzchni
Po wyborze powierzchni trzeba odpowiedzieć na kolejne pytanie:
czy biuro jest gotowe do pracy, czy wymaga aranżacji?
W przypadku indywidualnego fit-outu należy zaplanować:
układ funkcjonalny,
projekt,
instalacje,
oświetlenie,
akustykę,
sale konferencyjne,
kuchnię,
recepcję,
meble,
oznakowanie,
infrastrukturę IT.
Ważne jest również rozdzielenie odpowiedzialności pomiędzy:
właściciela,
najemcę,
projektanta,
wykonawcę,
dostawców technologii,
dostawców wyposażenia.
Więcej o tym, kto odpowiada za koszty i zakres prac związanych z wykończeniem powierzchni, piszemy tutaj:
Fit-out biura – kto płaci za wykończenie powierzchni biurowej?
Etap 8: infrastruktura IT
Przeprowadzka firmy bez odpowiedniego przygotowania infrastruktury może doprowadzić do realnych przestojów.
Dlatego IT powinno być częścią projektu od początku, a nie dodatkiem na końcu.
Należy zaplanować m.in.:
sieć komputerową,
Wi-Fi,
serwerownię,
okablowanie,
telefonię,
systemy bezpieczeństwa,
dostęp do internetu,
urządzenia drukujące,
system kontroli dostępu,
sale konferencyjne,
rozwiązania do wideokonferencji.
W przypadku firm, dla których infrastruktura IT jest krytyczna, należy również uwzględnić czas potrzebny na testy.
Etap 9: przygotowanie pracowników do zmiany
Relokacja biura jest zmianą organizacyjną.
Dlatego nie należy ograniczać komunikacji do wiadomości:
„Od poniedziałku pracujemy pod nowym adresem”.
Pracownicy powinni odpowiednio wcześniej wiedzieć:
dlaczego firma zmienia biuro,
kiedy nastąpi przeprowadzka,
gdzie znajduje się nowa siedziba,
jak do niej dojechać,
gdzie znajdują się parkingi,
jak będzie wyglądał układ biura,
jakie będą zasady korzystania z przestrzeni,
gdzie będą znajdować się sale spotkań,
kiedy nastąpi przełączenie systemów.
Warto również jasno komunikować korzyści wynikające ze zmiany.
Dobra relokacja nie kończy się w dniu przeprowadzki.
Nowa przestrzeń musi zostać jeszcze zaakceptowana i efektywnie wykorzystana przez zespół.
Etap 10: plan przeprowadzki
Przeprowadzka powinna mieć własny harmonogram.
W zależności od wielkości organizacji można podzielić ją na kilka etapów.
Przed przeprowadzką
inwentaryzacja,
selekcja wyposażenia,
utylizacja lub archiwizacja dokumentów,
przygotowanie sprzętu,
oznaczenie stanowisk,
przygotowanie kart dostępu.
Dzień przeprowadzki
transport wyposażenia,
transport IT,
instalacja sprzętu,
oznaczenie stanowisk,
uruchomienie infrastruktury.
Po przeprowadzce
testy IT,
testy dostępu,
odbiór powierzchni,
usunięcie problemów,
reorganizacja stanowisk,
sprawdzenie infrastruktury.
W przypadku większych firm dobrym rozwiązaniem może być przeprowadzka etapowa.
Pozwala to ograniczyć ryzyko całkowitego przestoju działalności.
Jak przeprowadzić relokację bez przestoju firmy?
Nie ma jednej gwarantowanej metody, ponieważ każda organizacja ma inną specyfikę.
Można jednak ograniczyć ryzyko poprzez kilka zasad.
Zasada 1: Nie zostawiaj IT na ostatni tydzień
Infrastruktura powinna być gotowa i przetestowana przed przeprowadzką.
Zasada 2: Zaplanuj przeprowadzkę poza godzinami pracy
W zależności od działalności może to oznaczać weekend lub kilka etapów poza standardowymi godzinami.
Zasada 3: Zachowaj możliwość pracy awaryjnej
W krytycznych projektach warto mieć plan B umożliwiający pracę zdalną lub z tymczasowej lokalizacji.
Zasada 4: Nie uzależniaj całego projektu od jednego terminu
Jeżeli jeden dzień opóźnienia może zatrzymać działalność firmy, harmonogram jest zbyt napięty.
Zasada 5: Przeprowadź test przed startem
Sprawdź:
Internet,
dostęp,
Wi-Fi,
telefony,
sale konferencyjne,
systemy bezpieczeństwa,
sprzęt pracowników.
Ile kosztuje relokacja biura?
Nie ma jednej uniwersalnej kwoty.
Koszt zależy m.in. od:
liczby pracowników,
metrażu,
odległości pomiędzy lokalizacjami,
ilości wyposażenia,
zakresu fit-outu,
nowych mebli,
infrastruktury IT,
oznakowania,
archiwizacji,
usługi przeprowadzki przez profesjonalną firmę,
ewentualnego podwójnego okresu najmu.
Warto podzielić koszty na kilka kategorii.
Koszty nieruchomościowe
czynsz,
opłaty eksploatacyjne,
parking,
zabezpieczenie,
ewentualne koszty związane z okresem przejściowym.
Koszty aranżacji
projekt,
wykonawstwo,
instalacje,
wyposażenie,
meble.
Koszty technologiczne
sieć,
serwerownia,
urządzenia,
telekomunikacja,
systemy bezpieczeństwa.
Koszty przeprowadzki
transport,
demontaż,
montaż,
pakowanie,
magazynowanie.
Koszty organizacyjne
czas pracowników,
komunikacja,
zmiana adresu,
materiały informacyjne,
aktualizacja danych firmy.
Najlepiej stworzyć pełny budżet relokacji przed podpisaniem nowej umowy, a nie dopiero po wyborze powierzchni.
Jak uniknąć podwójnych kosztów najmu?
To jedno z praktycznych wyzwań podczas relokacji.
Firma może znaleźć się w sytuacji, w której:
płaci jeszcze za stare biuro, a jednocześnie zaczyna ponosić koszty nowej powierzchni.
Czasami jest to nieuniknione.
Jeżeli jednak odpowiednio wcześnie zaplanowany zostanie harmonogram, można próbować ograniczyć okres nakładania się kosztów.
W negocjacjach warto więc analizować nie tylko stawkę czynszu, ale również:
termin przekazania powierzchni,
okres bezczynszowy,
termin rozpoczęcia naliczania czynszu,
harmonogram fit-outu,
możliwość wcześniejszego wejścia na powierzchnię,
termin opuszczenia obecnego biura.
Synchronizacja tych terminów może mieć znaczenie dla całego budżetu projektu.
Najczęstsze błędy podczas relokacji biura
Błąd 1: Rozpoczęcie procesu zbyt późno
Firma zaczyna szukać biura dopiero kilka miesięcy przed końcem obecnej umowy.
To ogranicza wybór i może zwiększyć presję negocjacyjną.
Błąd 2: Brak analizy obecnego biura
Firma przeprowadza się, ale nie analizuje, dlaczego dotychczasowa powierzchnia nie działała.
W efekcie problemy mogą pojawić się ponownie w nowej lokalizacji.
Błąd 3: Wybór powierzchni na podstawie samego metrażu
500 m² w jednym budynku może mieć zupełnie inną funkcjonalność niż 500 m² w innym.
Błąd 4: Patrzenie tylko na czynsz
Niższa stawka nie musi oznaczać niższego całkowitego kosztu.
Błąd 5: Brak alternatywy
Negocjacje jednej powierzchni bez przygotowania alternatyw mogą ograniczyć możliwości najemcy.
Błąd 6: Niedoszacowanie fit-outu
Firma analizuje czynsz, ale nie uwzględnia czasu i kosztów przygotowania powierzchni.
Błąd 7: IT dopiero na końcu
To jeden z prostszych sposobów na problemy w pierwszym dniu pracy.
Błąd 8: Brak harmonogramu przeprowadzki
Sama podpisana umowa nie oznacza, że firma jest gotowa do przeprowadzki.
Błąd 9: Brak komunikacji z pracownikami
Nawet dobrze przygotowane biuro może zostać źle odebrane, jeżeli zespół nie wie, dlaczego następuje zmiana.
Błąd 10: Brak planu B
Każdy większy projekt powinien mieć rozwiązanie awaryjne na wypadek opóźnienia.
Relokacja biura – check-lista dla firmy
Strategia
Analiza obecnej umowy najmu
Ocena obecnego biura
Określenie powodów relokacji
Porównanie relokacji z renegocjacją
Określenie terminu przeprowadzki
Potrzeby
Aktualna liczba pracowników
Planowane zatrudnienie
Model pracy
Liczba stanowisk
Sale konferencyjne
Gabinety
Strefy wspólne
Parking
Wymagania techniczne
Rynek
Określenie lokalizacji
Analiza dostępnych powierzchni
Short-lista
Prezentacje
Porównanie ofert
Analiza kosztów całkowitych
Negocjacje
Czynsz
Opłaty
Wakacje czynszowe
Fit-out
Okres najmu
Indeksacja
Zabezpieczenie
Parking
Ekspansja
Podnajem
Cesja
Opcje wcześniejszego wyjścia
Przygotowanie powierzchni
Projekt funkcjonalny
Projekt wykonawczy
Fit-out
Meble
IT
Oznakowanie
System kontroli dostępu
Odbiór powierzchni
Przeprowadzka
Harmonogram
Firma przeprowadzkowa
Inwentaryzacja
Transport wyposażenia
Przeniesienie IT
Testy
Komunikacja z pracownikami
Aktualizacja adresu
Plan awaryjny
Czy relokacja biura zawsze oznacza większą powierzchnię?
Nie.
To ważna zmiana w sposobie myślenia o powierzchni biurowej.
Firma może się przeprowadzić i jednocześnie zmniejszyć zajmowany metraż.
Przykładowo organizacja, która wcześniej potrzebowała dużej liczby indywidualnych stanowisk, po zmianie modelu pracy może potrzebować:
mniej stanowisk,
więcej sal spotkań,
więcej przestrzeni wspólnych,
większej liczby miejsc do pracy projektowej,
lepszej infrastruktury do pracy hybrydowej.
Dlatego relokacja jest dobrym momentem na ponowne przemyślenie całego modelu wykorzystania powierzchni.
Relokacja biura jako okazja do optymalizacji
Zmiana siedziby może być nie tylko kosztem.
Może również stworzyć możliwość:
zmniejszenia nieefektywnej powierzchni,
poprawy wykorzystania stanowisk,
ograniczenia kosztów,
poprawy standardu,
poprawy lokalizacji,
zwiększenia atrakcyjności biura dla pracowników,
stworzenia lepszej przestrzeni do spotkań,
poprawy efektywności energetycznej,
uporządkowania infrastruktury IT.
Dlatego przy większych projektach warto patrzeć na relokację przez pryzmat całkowitej wartości dla organizacji, a nie wyłącznie kosztu przeprowadzki.
Jak Greyson Commercial wspiera firmy przy relokacji?
Relokacja zaczyna się na długo przed podpisaniem umowy.
W Greyson Commercial możemy wesprzeć firmę przede wszystkim na etapie, na którym należy odpowiedzieć na pytanie:
jakiej powierzchni firma rzeczywiście potrzebuje i jakie rozwiązanie będzie dla niej najlepsze?
Następnie analizujemy rynek i dostępne możliwości.
Proces może obejmować:
analizę potrzeb → analizę rynku → wybór lokalizacji → shortlistę powierzchni → prezentacje → porównanie ofert → negocjacje → warunki umowy → przygotowanie do fit-outu i przeprowadzki.
Naszym zadaniem nie jest jedynie znalezienie wolnego modułu biurowego.
Istotą doradztwa jest dopasowanie rozwiązania nieruchomościowego do sytuacji biznesowej najemcy.
W praktyce oznacza to analizę takich elementów jak:
rzeczywisty metraż,
lokalizacja,
standard,
całkowity koszt,
warunki umowy,
możliwość rozwoju,
harmonogram,
zakres fit-outu,
możliwości negocjacyjne.
Zobacz usługę wynajmu biura i reprezentacji najemcy Greyson Commercial
Relokacja biura – najważniejsza jest kolejność decyzji
Największym błędem nie jest sama przeprowadzka.
Błędem jest podejmowanie decyzji w niewłaściwej kolejności.
Najpierw:
potrzeby firmy.
Potem:
strategia i budżet.
Następnie:
rynek i lokalizacja.
Później:
konkretna powierzchnia.
Dalej:
negocjacje i umowa.
Następnie:
fit-out i przygotowanie infrastruktury.
Na końcu:
przeprowadzka i rozpoczęcie pracy.
Jeżeli kolejność zostanie odwrócona, firma może zacząć od oglądania biur, które wyglądają atrakcyjnie, ale nie odpowiadają jej rzeczywistym potrzebom.
Podsumowanie: jak zaplanować relokację biura?
Dobrze przeprowadzona relokacja powinna być projektem zaplanowanym z wyprzedzeniem.
Najważniejsze kroki to:
Przeanalizuj obecne biuro i umowę.
Zdecyduj, czy lepsza będzie relokacja, czy renegocjacja.
Określ rzeczywiste potrzeby firmy.
Ustal budżet całkowity, a nie tylko czynsz.
Wybierz lokalizacje odpowiadające pracownikom i klientom.
Przeanalizuj dostępne powierzchnie.
Porównaj oferty według tych samych kryteriów.
Przygotuj strategię negocjacyjną.
Zabezpiecz odpowiednie warunki w umowie.
Zaplanuj fit-out i przygotowanie powierzchni.
Przygotuj infrastrukturę IT.
Zaplanuj komunikację i przeprowadzkę.
Przygotuj plan awaryjny.
Rozpocznij pracę w nowej lokalizacji bez niepotrzebnego przestoju.
Najważniejszy wniosek jest prosty:
Nie zaczynaj relokacji od szukania biura. Zacznij od określenia, czego firma naprawdę potrzebuje.
Dopiero wtedy można właściwie ocenić lokalizacje, powierzchnie, koszty i warunki najmu.
A im wcześniej rozpocznie się ten proces, tym większy pozostaje wybór i tym więcej czasu na spokojne porównanie dostępnych rozwiązań.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Kiedy rozpocząć relokację biura?
W przypadku większych projektów warto rozpocząć przygotowania około 9–18 miesięcy przed planowaną zmianą, a przy dużych powierzchniach i indywidualnym fit-oucie nawet wcześniej. Przy mniejszych, gotowych biurach proces może być znacznie krótszy.
Czy lepiej zostać w obecnym biurze czy się przeprowadzić?
Nie ma uniwersalnej odpowiedzi. Warto porównać koszt i warunki pozostania z kosztami, warunkami oraz korzyściami wynikającymi z relokacji.
Czy relokacja oznacza konieczność zwiększenia powierzchni?
Nie. Firma może zmienić lokalizację i jednocześnie zmniejszyć powierzchnię, jeżeli zmienił się model pracy lub sposób wykorzystania biura.
Co jest najważniejsze przy wyborze nowego biura?
Przede wszystkim dopasowanie powierzchni i lokalizacji do rzeczywistych potrzeb firmy. Następnie należy analizować całkowity koszt, standard, warunki umowy, możliwość rozwoju oraz harmonogram przygotowania powierzchni.
Czy można przeprowadzić firmę bez przestoju?
Można znacząco ograniczyć ryzyko przestoju poprzez odpowiednie przygotowanie harmonogramu, infrastruktury IT, wyposażenia i przeprowadzki. W przypadku większych organizacji warto rozważyć przeprowadzkę etapową oraz przygotować plan awaryjny.
Czy trzeba znaleźć nowe biuro przed rozpoczęciem negocjacji obecnej umowy?
Nie. W wielu przypadkach analiza rynku i renegocjacja obecnej umowy powinny być prowadzone równolegle. Znajomość alternatyw rynkowych pozwala lepiej ocenić warunki pozostania w obecnej lokalizacji.
Jakie koszty trzeba uwzględnić przy relokacji?
Oprócz czynszu należy uwzględnić m.in. opłaty eksploatacyjne, aranżację, meble, IT, przeprowadzkę, parking, ewentualne koszty okresu przejściowego oraz zobowiązania wynikające z zakończenia obecnej umowy.
Czy Greyson Commercial pomaga firmom przy zmianie biura?
Tak. Greyson Commercial zajmuje się doradztwem i reprezentacją najemców przy procesie wynajmu powierzchni biurowych, obejmującym m.in. analizę potrzeb, rynku, wybór powierzchni i negocjowanie warunków najmu.
Skontaktuj się z Greyson Commercial w sprawie wynajmu powierzchni biurowej
