Ze względu na obowiązujące nas umowy o poufności oraz charakter realizowanych projektów nie publikujemy nazw firm, którym doradzaliśmy. Każdy opis przedstawia rzeczywisty projekt zrealizowany przez Greyson Commercial, jednak dane pozwalające na identyfikację klienta zostały celowo pominięte lub zanonimizowane.
Poniższe case studies pokazują najczęstsze wyzwania, z jakimi zgłaszają się do nas firmy poszukujące biura, doradztwo przy wynajmie biura, renegocjujące umowę najmu lub planujące zmianę siedziby. Przedstawiamy przebieg procesu, zakres naszego wsparcia oraz efekty osiągnięte dla klientów.
Case Studies – przykłady realizacji projektów najmu biur
Relokacja firmy IT z 440 m² do nowoczesnego biura 380 m² w Gdańsku
O kliencie
Klientem była firma z branży IT zatrudniająca kilkudziesięciu specjalistów pracujących w modelu hybrydowym. Dotychczasowa siedziba o powierzchni 440 m² była wynajmowana od kilku lat i przestała odpowiadać aktualnym potrzebom organizacji.
Zmiany w sposobie pracy zespołu sprawiły, że część powierzchni pozostawała niewykorzystana, a jednocześnie pracownikom brakowało nowoczesnych sal spotkań, stref współpracy i przestrzeni wspierających integrację zespołu.
Wyzwanie
Firma chciała ograniczyć koszty związane z najmem biura bez pogorszenia komfortu pracy. Zarząd zakładał, że możliwe będzie zmniejszenie metrażu, jednak obawiał się utraty funkcjonalności oraz negatywnego wpływu na doświadczenia pracowników.
Kluczowym wyzwaniem było znalezienie powierzchni, która:
pozwoli zmniejszyć zajmowany metraż,
zapewni lepszy standard budynku,
będzie atrakcyjna dla pracowników dojeżdżających komunikacją miejską,
umożliwi dalszy rozwój firmy,
ograniczy całkowity koszt użytkowania biura.
Nasze działania
Rozpoczęliśmy współpracę od szczegółowej analizy wykorzystania obecnej powierzchni. Przeprowadziliśmy warsztaty z klientem, podczas których określiliśmy rzeczywistą liczbę stanowisk pracy potrzebnych przy modelu hybrydowym.
Na podstawie zebranych danych przygotowaliśmy strategię relokacji oraz krótką listę budynków spełniających założenia projektu.
W trakcie procesu:
przeanalizowaliśmy kilkanaście budynków biurowych w Gdańsku,
przygotowaliśmy porównanie kosztów najmu,
organizowaliśmy prezentacje wybranych lokalizacji,
negocjowaliśmy warunki komercyjne z właścicielami budynków,
wspieraliśmy klienta podczas analizy zapisów umowy najmu,
koordynowaliśmy proces wyboru powierzchni.
Rozwiązanie
Po analizie dostępnych opcji klient zdecydował się na relokację do nowoczesnego biurowca klasy A w Gdańsku.
Nowe biuro o powierzchni 380 m² zostało zaprojektowane zgodnie z aktualnym sposobem pracy organizacji. Zmniejszenie metrażu było możliwe dzięki bardziej efektywnemu układowi powierzchni, większej liczbie sal spotkań oraz wykorzystaniu elastycznych stanowisk pracy.
Pomimo redukcji powierzchni o 60 m² pracownicy otrzymali bardziej funkcjonalne środowisko pracy niż w poprzedniej lokalizacji.
Rezultat
Projekt zakończył się podpisaniem nowej umowy najmu na korzystniejszych warunkach finansowych.
Klient uzyskał:
redukcję wynajmowanej powierzchni z 440 m² do 380 m²,
niższe całkowite koszty najmu,
wyższy standard budynku,
lepszą lokalizację dla pracowników,
nowoczesne środowisko pracy dostosowane do modelu hybrydowego,
możliwość dalszego rozwoju organizacji.
Relokacja pozwoliła połączyć optymalizację kosztów z poprawą jakości przestrzeni biurowej, co było głównym celem całego projektu.
Renegocjacja umowy najmu i oszczędność 18% kosztów biura w Warszawie
O kliencie
Klientem była firma działająca na rynku usług biznesowych, wynajmująca biuro w jednym z warszawskich budynków klasy A. Organizacja zajmowała powierzchnię od kilku lat i zbliżał się termin podjęcia decyzji dotyczącej dalszego najmu.
Firma była zadowolona z lokalizacji oraz funkcjonowania biura, jednak dynamiczne zmiany na rynku sprawiły, że zarząd chciał zweryfikować, czy warunki obowiązującej umowy nadal odpowiadają aktualnym realiom rynkowym.
Wyzwanie
Pierwotnie klient rozważał przeprowadzkę do innego budynku, zakładając, że jedynie relokacja pozwoli uzyskać znaczące oszczędności.
Po wstępnej analizie okazało się jednak, że zmiana lokalizacji wiązałaby się z dodatkowymi kosztami fit-outu, przeprowadzki, adaptacji powierzchni oraz czasowym zaangażowaniem zespołu.
Kluczowym pytaniem było, czy pozostając w obecnym budynku, można wynegocjować warunki porównywalne do tych oferowanych nowym najemcom.
Nasze działania
Proces rozpoczęliśmy od szczegółowego audytu obowiązującej umowy najmu oraz analizy sytuacji rynkowej w Warszawie.
Zweryfikowaliśmy:
wysokość czynszu bazowego,
poziom opłat eksploatacyjnych,
długość pozostałego okresu najmu,
warunki indeksacji,
zobowiązania stron wynikające z umowy,
aktualną sytuację konkurencyjnych budynków w okolicy.
Równolegle przygotowaliśmy analizę alternatywnych lokalizacji, które mogły stanowić realną konkurencję dla obecnego właściciela budynku.
Na tej podstawie opracowaliśmy strategię negocjacyjną oraz harmonogram rozmów.
Rozwiązanie
W trakcie negocjacji wykorzystaliśmy zarówno dane rynkowe, jak i oferty konkurencyjnych budynków dostępnych dla klienta.
Celem nie było jedynie obniżenie stawki czynszu, ale również poprawa całkowitych warunków finansowych umowy.
Negocjacje objęły między innymi:
stawkę czynszu,
okres obowiązywania nowej umowy,
pakiet zachęt finansowych,
budżet na odświeżenie powierzchni,
harmonogram płatności,
wybrane zapisy operacyjne wpływające na przyszłe koszty.
Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu oraz stworzeniu wiarygodnej alternatywy w postaci relokacji udało się uzyskać warunki znacznie korzystniejsze od pierwotnie proponowanych przez właściciela budynku.
Rezultat
Klient zdecydował się pozostać w dotychczasowej lokalizacji i podpisał nową umowę najmu na poprawionych warunkach.
Najważniejsze efekty projektu:
redukcja całkowitych kosztów najmu o około 18%,
uniknięcie kosztów relokacji i adaptacji nowego biura,
zachowanie sprawdzonej lokalizacji,
poprawa warunków finansowych umowy,
uzyskanie dodatkowych zachęt od właściciela budynku,
zwiększenie przewidywalności kosztów w kolejnych latach.
Projekt potwierdził, że w wielu przypadkach renegocjacja dobrze przygotowana przez doradcę może przynieść korzyści porównywalne z przeprowadzką, bez konieczności zmiany siedziby firmy.
Nowa siedziba dla centrum usług biznesowych – 1200 m² w Krakowie
O kliencie
Klientem była międzynarodowa firma z sektora usług biznesowych, która rozwijała swoje struktury w Polsce i planowała znaczące zwiększenie zatrudnienia w krakowskim oddziale. Dotychczasowe biuro przestało zapewniać odpowiednie warunki do dalszego rozwoju organizacji, a zarząd podjął decyzję o poszukiwaniu nowej siedziby.
Projekt miał duże znaczenie strategiczne, ponieważ wybór odpowiedniego biura miał wspierać zarówno proces rekrutacji nowych pracowników, jak i budowanie wizerunku firmy na konkurencyjnym rynku pracy.
Wyzwanie
Firma potrzebowała nowoczesnego biura o powierzchni około 1200 m², które umożliwiłoby komfortową pracę obecnego zespołu oraz dalszy wzrost zatrudnienia.
Do najważniejszych wymagań należały:
możliwość stworzenia przestrzeni dla ponad 100 pracowników,
wysoki standard budynku,
dobra dostępność komunikacji miejskiej,
odpowiednia liczba sal konferencyjnych,
możliwość realizacji nowoczesnego projektu aranżacji,
elastyczność pozwalająca na dalszą ekspansję w przyszłości.
Klient analizował również możliwość pozostania w obecnej lokalizacji, dlatego konieczne było porównanie wszystkich dostępnych scenariuszy.
Nasze działania
Proces rozpoczęliśmy od warsztatów z przedstawicielami różnych działów firmy, aby dokładnie określić potrzeby organizacji oraz przewidywany rozwój zatrudnienia w kolejnych latach.
Następnie:
przeprowadziliśmy analizę rynku biurowego w Krakowie,
przygotowaliśmy listę budynków spełniających kryteria projektu,
opracowaliśmy szczegółowe porównanie kosztów,
organizowaliśmy wizyty w wybranych lokalizacjach,
wspieraliśmy klienta podczas rozmów z właścicielami budynków,
uczestniczyliśmy w negocjacjach warunków najmu,
pomagaliśmy w ocenie projektów aranżacji powierzchni.
W trakcie projektu szczególną uwagę poświęciliśmy możliwości dalszej ekspansji firmy bez konieczności kolejnej relokacji w krótkim czasie.
Rozwiązanie
Po przeanalizowaniu dostępnych opcji klient wybrał nowoczesny biurowiec klasy A zlokalizowany w jednym z najważniejszych obszarów biznesowych Krakowa.
Wybrana powierzchnia o wielkości 1200 m² umożliwiła stworzenie funkcjonalnego środowiska pracy obejmującego:
strefy pracy indywidualnej,
sale konferencyjne o różnej wielkości,
przestrzenie do spotkań nieformalnych,
pokoje do pracy w skupieniu,
strefę socjalną dla pracowników,
powierzchnie przeznaczone pod przyszły rozwój organizacji.
Istotnym elementem projektu było również wynegocjowanie warunków umożliwiających zwiększenie zajmowanej powierzchni w przyszłości.
Rezultat
Projekt zakończył się podpisaniem długoterminowej umowy najmu oraz przygotowaniem nowej siedziby dostosowanej do planów rozwoju firmy.
Najważniejsze efekty projektu:
pozyskanie nowoczesnej powierzchni biurowej o wielkości 1200 m²,
stworzenie przestrzeni wspierającej rozwój organizacji,
poprawa atrakcyjności firmy jako pracodawcy,
zabezpieczenie możliwości dalszej ekspansji,
uzyskanie korzystnych warunków komercyjnych,
ograniczenie ryzyk związanych z szybkim wzrostem zatrudnienia.
Nowa siedziba stała się jednym z elementów wspierających dalszy rozwój krakowskiego oddziału oraz realizację długoterminowej strategii biznesowej klienta.
Przeprowadzka kancelarii prawnej do biura klasy A we Wrocławiu
O kliencie
Klientem była kancelaria prawna obsługująca przedsiębiorców oraz klientów instytucjonalnych. Firma od wielu lat prowadziła działalność we Wrocławiu, jednak dotychczasowa siedziba przestała odpowiadać zarówno potrzebom zespołu, jak i oczekiwaniom klientów odwiedzających biuro.
Wraz z rozwojem organizacji pojawiła się potrzeba stworzenia bardziej reprezentacyjnej przestrzeni, która podkreślałaby profesjonalny charakter działalności kancelarii.
Wyzwanie
Kluczowym celem projektu było znalezienie biura klasy A, które zapewni wysoki standard wykończenia oraz odpowiednie warunki do prowadzenia spotkań z klientami.
Kancelarii zależało na:
prestiżowej lokalizacji,
nowoczesnym budynku biurowym,
odpowiedniej liczbie gabinetów,
salach konferencyjnych umożliwiających organizację spotkań i negocjacji,
wysokim poziomie prywatności,
dogodnym dostępie dla klientów i pracowników.
Istotnym wyzwaniem było również zachowanie ciągłości pracy kancelarii podczas całego procesu relokacji.
Nasze działania
Rozpoczęliśmy współpracę od analizy potrzeb poszczególnych zespołów oraz sposobu wykorzystywania obecnej powierzchni.
Na tej podstawie przygotowaliśmy strategię poszukiwania nowej siedziby oraz przeanalizowaliśmy dostępne budynki klasy A we Wrocławiu.
Zakres naszego wsparcia obejmował:
analizę rynku biurowego,
przygotowanie listy rekomendowanych lokalizacji,
organizację prezentacji budynków,
porównanie kosztów najmu,
ocenę standardu technicznego nieruchomości,
negocjacje warunków komercyjnych,
wsparcie przy analizie zapisów umowy najmu.
W trakcie procesu zwracaliśmy szczególną uwagę na kwestie związane z poufnością prowadzonych spraw oraz komfortem klientów kancelarii.
Rozwiązanie
Po analizie dostępnych opcji klient zdecydował się na wynajem powierzchni w nowoczesnym biurowcu klasy A położonym w jednej z najbardziej rozpoznawalnych lokalizacji biznesowych Wrocławia.
Nowe biuro zostało zaprojektowane z uwzględnieniem specyfiki pracy kancelarii i obejmowało:
indywidualne gabinety dla prawników,
sale konferencyjne przeznaczone do spotkań z klientami,
wydzielone strefy pracy zespołowej,
reprezentacyjną recepcję,
komfortową przestrzeń dla gości.
Istotnym elementem projektu było również dostosowanie aranżacji do wymagań związanych z przechowywaniem dokumentacji oraz zapewnieniem odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa informacji.
Rezultat
Projekt zakończył się relokacją kancelarii do nowej siedziby bez zakłóceń w bieżącej działalności firmy.
Najważniejsze efekty projektu:
przeprowadzka do biura klasy A,
poprawa wizerunku kancelarii,
stworzenie bardziej komfortowych warunków pracy dla zespołu,
zwiększenie funkcjonalności powierzchni,
poprawa doświadczeń klientów odwiedzających biuro,
uzyskanie korzystnych warunków najmu dzięki profesjonalnym negocjacjom.
Nowa siedziba stała się ważnym elementem wspierającym dalszy rozwój kancelarii oraz budowanie jej pozycji na konkurencyjnym rynku usług prawnych.
Ekspansja firmy technologicznej – znalezienie biura dla 165 pracowników w Gdańsku
O kliencie
Klientem była dynamicznie rozwijająca się firma technologiczna, która w ciągu kilkunastu miesięcy znacząco zwiększyła zatrudnienie i planowała dalszą rozbudowę zespołu w Trójmieście.
Dotychczasowa powierzchnia biurowa była wystarczająca na etapie kilkudziesięcioosobowej organizacji, jednak przy dalszym wzroście zatrudnienia zaczęła stanowić ograniczenie dla rozwoju biznesu. Firma potrzebowała nowej siedziby, która pozwoliłaby zgromadzić wszystkie zespoły w jednym miejscu oraz stworzyć odpowiednie warunki do dalszej ekspansji.
Wyzwanie
Klient poszukiwał nowoczesnego biura dla około 165 pracowników, które mogłoby zostać uruchomione w stosunkowo krótkim terminie.
Do najważniejszych wymagań należały:
lokalizacja atrakcyjna dla specjalistów IT,
wysoki standard budynku,
możliwość stworzenia nowoczesnego środowiska pracy,
duża liczba sal spotkań,
przestrzenie wspierające współpracę między zespołami,
możliwość dalszego zwiększenia powierzchni w przyszłości,
odpowiednia liczba miejsc parkingowych.
Dodatkowym wyzwaniem była sytuacja rynkowa. Firma analizowała zarówno dostępne powierzchnie gotowe do objęcia, jak i projekty będące jeszcze w trakcie komercjalizacji.
Nasze działania
Projekt rozpoczęliśmy od szczegółowego określenia potrzeb organizacji oraz prognoz zatrudnienia na kolejne lata.
Przygotowaliśmy analizę dostępnych budynków biurowych w Gdańsku, uwzględniając:
dostępność powierzchni,
warunki finansowe,
możliwości aranżacyjne,
dostępność komunikacyjną,
potencjał dalszej ekspansji,
standard techniczny budynków.
Następnie przeprowadziliśmy serię prezentacji wybranych lokalizacji oraz przygotowaliśmy szczegółowe porównanie kosztów dla poszczególnych scenariuszy.
Po wyborze preferowanych opcji reprezentowaliśmy klienta podczas negocjacji z właścicielami budynków oraz wspieraliśmy firmę na etapie uzgadniania warunków umowy najmu.
Rozwiązanie
Po analizie rynku klient zdecydował się na wynajem nowoczesnej powierzchni biurowej w jednym z gdańskich biurowców klasy A.
Wybrane rozwiązanie umożliwiło stworzenie środowiska pracy odpowiadającego potrzebom rozwijającej się firmy technologicznej.
Projekt powierzchni obejmował między innymi:
przestrzeń dla około 165 pracowników,
sale konferencyjne różnej wielkości,
pokoje do pracy projektowej,
strefy współpracy i spotkań nieformalnych,
przestrzenie socjalne,
miejsca przeznaczone pod dalszy rozwój organizacji.
Podczas negocjacji udało się również zabezpieczyć możliwość zwiększenia zajmowanej powierzchni w przyszłości, co było jednym z kluczowych założeń projektu.
Rezultat
Projekt zakończył się podpisaniem umowy najmu odpowiadającej zarówno bieżącym, jak i przyszłym potrzebom organizacji.
Najważniejsze efekty projektu:
pozyskanie nowoczesnego biura dla 165 pracowników,
konsolidacja zespołów w jednej lokalizacji,
stworzenie przestrzeni wspierającej dalszy rozwój firmy,
zabezpieczenie możliwości przyszłej ekspansji,
zwiększenie atrakcyjności firmy na rynku pracy.
Dzięki odpowiednio zaplanowanemu procesowi klient uniknął ryzyka szybkiego przerośnięcia nowej powierzchni i uzyskał biuro, które wspiera realizację długoterminowych planów biznesowych.
Konsolidacja dwóch lokalizacji w jedno biuro w Warszawie
O kliencie
Klientem była firma usługowa funkcjonująca w dwóch niezależnych warszawskich lokalizacjach. W wyniku rozwoju organizacji taki model zaczął generować coraz większe wyzwania operacyjne oraz dodatkowe koszty.
Zarząd firmy podjął decyzję o analizie możliwości połączenia wszystkich zespołów w jednej siedzibie, która pozwoliłaby usprawnić współpracę pomiędzy działami i poprawić efektywność organizacji.
Wyzwanie
Utrzymywanie dwóch biur powodowało szereg problemów organizacyjnych.
Najważniejsze z nich obejmowały:
utrudnioną komunikację pomiędzy zespołami,
konieczność dublowania części funkcji administracyjnych,
wyższe koszty eksploatacyjne,
ograniczoną integrację pracowników,
problemy związane z organizacją wspólnych spotkań.
Firma potrzebowała jednej lokalizacji, która pomieści wszystkie zespoły oraz zapewni możliwość dalszego rozwoju.
Nasze działania
Rozpoczęliśmy projekt od analizy aktualnie zajmowanych powierzchni oraz sposobu ich wykorzystania.
Następnie:
określiliśmy docelowe zapotrzebowanie na powierzchnię,
przygotowaliśmy analizę rynku biurowego w Warszawie,
stworzyliśmy listę rekomendowanych budynków,
przeprowadziliśmy porównanie kosztów utrzymania obecnego modelu i nowej lokalizacji,
organizowaliśmy prezentacje budynków,
prowadziliśmy negocjacje w właścicielem biurowca.
Szczególną uwagę poświęciliśmy lokalizacji nowego biura, tak aby była dogodna dla pracowników dojeżdżających z różnych części miasta.
Rozwiązanie
Po przeanalizowaniu dostępnych opcji klient zdecydował się na wynajem nowoczesnej powierzchni w budynku klasy A.
Nowe biuro zostało zaprojektowane w sposób umożliwiający efektywną współpracę wszystkich działów.
Przestrzeń obejmowała:
stanowiska pracy dla wszystkich zespołów,
sale konferencyjne,
pokoje projektowe,
strefy pracy cichej,
przestrzenie integracyjne,
rozbudowaną część socjalną.
Proces relokacji został przeprowadzony etapowo, co pozwoliło zachować ciągłość działalności firmy.
Rezultat
Konsolidacja dwóch lokalizacji w jedną siedzibę przyniosła klientowi szereg korzyści operacyjnych i finansowych.
Najważniejsze efekty projektu:
połączenie wszystkich zespołów w jednej lokalizacji,
usprawnienie komunikacji wewnętrznej,
poprawa efektywności współpracy pomiędzy działami,
ograniczenie kosztów związanych z utrzymywaniem dwóch biur,
stworzenie nowoczesnego środowiska pracy,
zwiększenie satysfakcji pracowników.
Projekt pokazał, że odpowiednio zaplanowana konsolidacja powierzchni może przynieść korzyści wykraczające daleko poza samą optymalizację kosztów najmu.
Biuro serwisowane jako rozwiązanie przejściowe dla szybko rosnącego startupu – Gdynia, Waterfront, The Shire
O kliencie
Klientem był startup technologiczny znajdujący się w fazie bardzo dynamicznego wzrostu. W ciągu kilku miesięcy firma zwiększyła zatrudnienie kilkukrotnie, a kolejne rekrutacje były już w toku.
Zarząd wiedział, że docelowo organizacja będzie potrzebowała własnego biura, jednak na etapie szybkiego rozwoju trudno było precyzyjnie określić przyszłe zapotrzebowanie na powierzchnię. Podpisanie wieloletniej umowy najmu na tradycyjne biuro wiązałoby się z dużym ryzykiem biznesowym.
Wyzwanie
Klient potrzebował rozwiązania, które pozwoliłoby:
szybko uruchomić nowe miejsca pracy,
uniknąć wieloletnich zobowiązań najmu,
zapewnić możliwość zwiększania liczby stanowisk,
utrzymać wysoką jakość środowiska pracy,
stworzyć profesjonalne warunki do spotkań z klientami i inwestorami.
Dodatkowym wyzwaniem był bardzo krótki termin. Firma potrzebowała nowej przestrzeni praktycznie od zaraz, ponieważ dotychczasowa lokalizacja nie była już w stanie pomieścić rozwijającego się zespołu.
Nasze działania
Po analizie potrzeb klienta doszliśmy do wniosku, że tradycyjny najem nie będzie optymalnym rozwiązaniem na obecnym etapie rozwoju firmy.
Przygotowaliśmy porównanie kilku dostępnych opcji, uwzględniając:
klasyczne biura,
powierzchnie elastyczne,
biura serwisowane,
Przeanalizowaliśmy koszty, elastyczność umów, możliwości ekspansji oraz dostępność powierzchni w Trójmieście.
Po prezentacji dostępnych rozwiązań klient zdecydował się na biuro serwisowane w kompleksie Waterfront w Gdyni, oferowane przez The Shire.
Rozwiązanie
Wybrane rozwiązanie pozwoliło na niemal natychmiastowe rozpoczęcie pracy w nowej lokalizacji.
Firma otrzymała:
w pełni wyposażone biuro,
dostęp do sal konferencyjnych,
obsługę recepcyjną,
gotową infrastrukturę IT,
strefy wspólne,
możliwość elastycznego zwiększania liczby stanowisk.
Kluczową zaletą była możliwość dostosowywania wielkości zajmowanej powierzchni do tempa wzrostu organizacji bez konieczności przeprowadzania kolejnych relokacji.
Rezultat
Biuro serwisowane pozwoliło klientowi skoncentrować się na rozwoju biznesu zamiast na organizacji i zarządzaniu powierzchnią biurową.
Najważniejsze efekty projektu:
uruchomienie nowej przestrzeni w bardzo krótkim czasie,
brak konieczności ponoszenia kosztów fit-outu,
ograniczenie długoterminowych zobowiązań,
możliwość szybkiego zwiększania liczby stanowisk pracy,
profesjonalne środowisko dla pracowników i klientów,
elastyczność dopasowana do etapu rozwoju startupu.
Po ustabilizowaniu wzrostu firma rozpoczęła przygotowania do wynajęcia własnego biura, wykorzystując okres funkcjonowania w biurze serwisowanym do dokładnego określenia przyszłych potrzeb powierzchniowych.
Doradztwo i analiza warunków umowy najmu biura przed podpisaniem kontraktu
O kliencie
Klientem była firma, która samodzielnie przeprowadziła proces poszukiwania nowego biura i wybrała powierzchnię odpowiadającą jej potrzebom operacyjnym.
Na etapie finalizacji negocjacji zarząd zdecydował się jednak skorzystać z niezależnego wsparcia doradczego, aby zweryfikować warunki proponowanej umowy najmu oraz upewnić się, że wszystkie kluczowe kwestie zostały odpowiednio zabezpieczone.
Wyzwanie
Choć klient był zadowolony z wybranego biura, nie posiadał doświadczenia w analizowaniu wielostronicowych umów najmu komercyjnego.
Największe obawy dotyczyły:
zapisów generujących ryzyka finansowe,
mechanizmów indeksacji czynszu,
odpowiedzialności stron umowy,
warunków wcześniejszego rozwiązania najmu,
kosztów eksploatacyjnych,
obowiązków związanych z przywróceniem powierzchni po zakończeniu najmu.
Dodatkowo klient chciał zweryfikować, czy uzgodnione warunki finansowe odpowiadają aktualnej sytuacji rynkowej.
Nasze działania
Przeprowadziliśmy szczegółową analizę dokumentacji otrzymanej od właściciela budynku.
W ramach projektu:
zweryfikowaliśmy projekt umowy najmu,
przeanalizowaliśmy warunki finansowe,
oceniliśmy poziom stawek czynszu względem rynku,
wskazaliśmy potencjalne ryzyka prawne i biznesowe,
przygotowaliśmy listę rekomendowanych zmian,
opracowaliśmy strategię dalszych negocjacji.
Naszym celem nie było zastąpienie kancelarii prawnej, lecz spojrzenie na umowę z perspektywy najemcy oraz wieloletniego doświadczenia na rynku biurowym.
Rozwiązanie
Po zakończeniu analizy przygotowaliśmy szczegółowy raport zawierający najważniejsze uwagi i rekomendacje.
Wskazaliśmy między innymi obszary dotyczące:
mechanizmów waloryzacji,
odpowiedzialności za powierzchnię,
zabezpieczeń umownych,
zapisów dotyczących zakończenia najmu,
zakresu prac aranżacyjnych i technicznych.
Następnie wspólnie z klientem omówiliśmy proponowane zmiany i przygotowaliśmy firmę do rozmów z właścicielem budynku.
Rezultat
Dzięki niezależnej analizie klient przystąpił do finalnych negocjacji z pełną wiedzą o konsekwencjach poszczególnych zapisów umowy.
Najważniejsze efekty projektu:
identyfikacja zapisów generujących potencjalne ryzyka,
poprawa warunków umowy przed jej podpisaniem,
potwierdzenie konkurencyjności części uzgodnionych stawek,
zwiększenie bezpieczeństwa prawnego i biznesowego najemcy,
lepsze przygotowanie klienta do negocjacji,
większa przewidywalność przyszłych kosztów najmu.
Projekt pokazał, że nawet w sytuacji, gdy firma samodzielnie znajduje biuro, profesjonalne wsparcie doradcze przed podpisaniem umowy może przełożyć się na realne korzyści finansowe oraz ograniczenie ryzyk obowiązujących przez wiele lat najmu.
